Jak vybudovat ve firmě informační systém

Jakákoliv firma potřebuje dobré předávání informací mezi zaměstnanci jednotlivých oddělení. Každý to má vyřešeno jinak, ovšem vždy je nutné mít na paměti pár základních kritérií.
 
Tím nejdůležitějším je, aby se zpráva k příjemci dostala včas, a to nejlépe okamžitě. To samozřejmě v dnešní elektronické době není až takovým problémem. Problém je, aby příjemce tuto zprávu viděl. Řešením bývají samozřejmě firemní e-maily. Jsou rychlé a spolehlivé. Potíž je, že jsou snadno napadnutelné, a navíc je nutné, aby ho příjemce často kontroloval. Možností jsou dále interní sdělení či oběžníky. Je zde také možnost, aby se příjemci zpráva rovnou vytiskla v jeho tiskárně, což je pravděpodobně z hlediska rychlosti nejlepší řešení.notebook na stole
 
Druhým kritériem je správnost a přesnost údajů. Sdělení by nemělo být zatíženo informačním šumem. Typický příklad může být, když jeden kolega napíše e-mailem informaci druhému. Pokud nepřidá původní zdroj, je velmi pravděpodobné, že zpráva bude alespoň http://nemocnicevalmez.agel.cz/pracoviste/oddeleni/interni-oddeleni.html trochu zabarvena. Zde je řešením posílat například v příloze původní sdělení. Jen tak dosáhneme klinické čistoty předávané informace.
 
Třetím požadavkem, i když ne nutným, je zpětná vazba. Odesílatel by měl vědět, že příjemce jeho sdělení obdržel. V dnešní elektronické době to není až takový problém, koneckonců i v běžných e-mailech máme funkci „potvrdit přečtení“. Pokud jde o oběžník či jinou papírovou zprávu, příjemce může její převzetí potvrdit svým podpisem.
 
Důležitá je ve firmě také evidence. Je nutné i zpětně dohledat, kdo danou informaci obdržel a od koho, zvláště pokud jde o citlivější dokumenty nebo data obsahující například osobní údaje klientů.
 
Jak toto vše zkombinovat? Je možné vše zaznamenávat písemně. Je to sice zdlouhavé a poskytuje to prostor pro chyby, avšak je to dostatečně přesné a průkazné. Navíc lze vždy dohledat toho, kdo dané sdělení zapsal.
 
Mnohem využívanější jsou ale počítačové sítě. Zde je možné si je vybudovat sám, a to především pomocí firemního e-mailu. Tato možnost bývá nejčastěji využívána, především pro svou rychlost, ač ztrácíme na možnosti dohledat, od koho konkrétní informace pochází.technologie systému
 
Opravdu velkým firmám, pracujícím se spoustou zaměstnanců, se vyplatí vybudovat speciální systém pro předávání zpráv. Opět ho může majitel zpracovat sám, nebo, což je častější, si najmout firmu, která například nainstaluje informační systém http://www.kit.cz/. Ty jsou obvykle spolehlivé a dostatečně vyhovující, musíme však být připraveni za ně zaplatit.
 
Tak jaké řešení vyhovuje vám? Nejlepší je zvážit s chladnou hlavou veškeré možnosti a pak se i po poradě se zaměstnanci rozhodnout pro tu správnou.